1. Pengertian Organisasi
Apakah
arti organisasi? organisasi dapat diartikan sebagai kumpulan beberapa orang
yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi dalam
bentuk apapun akan selalu ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Organisasi
merupakan unsur yang dibutuhkan dalam kehidupan bermasyarakat dengan beberapa
alasan, seperti organisasi digunakan untuk mendapatkan sesuatu yang tidak
mungkin dapat kita lakukan sendirian, dengan bekerja sama individu-individu
dapat menyelesaikan tugas-tugas yang apabila dikerjkan seorang diri tidak akan
tercapai, organisasi dapat menyediakan pengetahuan yang berkesinambungan serta
dapat menjadi sumber karier yang penting.
Selayaknya sebuah organisasi
seharusnya menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi anggota organisasi maupun
masyarakat sehingga organisasi mampu mempertahankan kelangsungan hidup mereka.
Secara umum organisasi dibedakan atas dua bentuk, pertama organisasi dengan
orientasi laba seperti perusahaan yang menyediakan produk barang atau jasa
(baik perusahaan besar maupun kecil) kemudian organisasi nirlaba atau yang
tidak berorientasi laba seperti yayasan, musium, rumah sakit milik pemerintah,
sekolah, perkumpulan sosial dan lain-lain.
Apapun bentuk organisasi itu
diperlukan usaha-usaha untuk mengelola kegiatan dan orang-orang maupun unsur
lainnya yang ada didalam organisasi agar tercapai tujuan dengan lebih baik.
2.
Pengertian Manajemen
Semua
bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha
pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
Secara
spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:
1.
Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan
organisasi dan pribadi.
2.
Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling
bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang
saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi
(stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.
3.
Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan
efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.
Menurut
Peter Drucker efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing thing
right) dan efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing
the right thing).
Efisiensi
merupakan kemampuan untuk melakukan pekerjaan dengan benar, berkaitan dengan
biaya-biaya yang ditimbulkan dalam melakukan aktivitas. Mengukur biaya dari
sumber daya yang diperlukan dalam rangka mencapai suatu tujuan. Sedangkan
efektivitas merupakan kemampuan memilih alat yang tepat untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan, berkaitan dengan melakukan pekerjaan yang seharusnya
dilakukan dan merupakan ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan.
Sejauh mana tugas atau tujuan telah dicapai.
Yang dimaksud dengan Efisiensi
adalah menyelesaikan pekerjaan dengan usaha, biaya, atau pemborosan yang
minimum. Jadi efisiensi adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan
dengan benar. Sedangkan Efektivitas adalah penyelesaian
tugas-tugas yang membantu pencapaian sasaran organisasi atau bisa juga
dikatakan efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang
tepat/melakukan pekerjaan yang benar.
Sebagai ilustrasi kita ambil contoh misalnya
belakangan ini banyak manajer gagal memantau salah satu hasil usaha yang sangat
penting, yaitu efisiensi. Sebagai contoh Kantor Pos Pusat di Jakarta
untuk mencari paket kiriman yang hilang dari Jakarta ke Surabaya melakukan 5
panggilan telpon dari divisi yang terpisah ke kantor pos Surabaya. Hal ini
jelas kurang efisien. Jalan keluar yang terbaik adalah divisi pengiriman
paket menelpon langsung siapa kurir yang bertugas mengirimkan paket tersebut ke
Surabaya. Akan tetapi efisiensi saja tidaklah cukup untuk memastikan
keberhasilan. Oleh karena itu, selain peduli dengan efisiensi, para
manajer juga harus berusaha untuk mencapai hasil yang efektif. Selama
bertahun-tahun perusahaan Chrysler Motor mengalami penurunan penjualan, pangsa
pasar dan keuntungannya, walaupun mobil-mobil yang dibuatnya sudah sangat efisien.
Kemudian perusahaan tersebut melakukan inovasi baru dengan memproduksi mobil
rancangan pemenang lomba yang telah dirancang ulang, sehingga menarik minat
pembeli. Setelah itu Chrysler Motor mulai memperoleh kembali pangsa pasar dan
keuntungannya. Ini menunjukkan bahwa Chrysler Motor berusaha untuk efektivitas,
yaitu menyelesaikan tugas-tugas yang dapat menolong pencapaian sasaran organisasi.
Kerja merupakan kegiatan
yang menghasilkan nilai bagi orang lain maupun diri sendiri. Bekerja dengan
baik sehingga mampu memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dan diri sendiri
mengarahkan organisasi terhadap kebutuhan manajemen.
Apakah Manajemen itu ?
Begitu luasnya pengertian
manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten digunakan oleh
semua orang. Dalam hal ini dua definisi manajemen dikemukan sebagi berikut :
1.
Mary Parker Follet,
manajemen merupakan seni (art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain.
2.
James AF Stoner,
manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber
daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3.
Luther Gullick,
manajemen suatu ilmu (science).
4.
James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon M.
Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau
beberapa individu untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk
memperoleh hasil yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.
5.
Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen
adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan
kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning),
mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan
mengendalikan (controlling).
6.
Chuck Williams (2001),
manajemen adalah menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang
manajer bukanlah mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui
orang-orang yang memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa
mengerjakan teknisnya (walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki
kemampuan teknis).
7.
Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995),
manajemen merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian
yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber
daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku
produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam
pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Berdasarkan uraian tersebut manajemen
dapat diartikan sebagai bekerja dengan orang-orang dengan memanfaatkan sumber
daya-sumber daya organisasi untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai
tujuan-tujuan melalui pelaksanaan atau proses fungsi-fungsi POLC (Planning,
OrganizingLeading, Controlling).
Apakah
Manajer itu ?
Manajer adalah orang yang
bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang yang ada di dalam organisasi.
Manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali pelaksanaan
aktivitas sehari-hari organisasi.
Stoner menyatakan bahwa
manajer adalah :
1.
Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
2.
Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan.
3.
Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan dan
menentukan prioritas.
4.
Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual.
5.
Manajer adalah mediator.
6.
Manajer adalah politikus.
7.
Manajer adalah diplomat.
8.
Manajer adalah symbol.
9.
Manajer harus mampu mengambil keputusan yang sulit.
“Seorang
manajer yang efektif adalah seorang manajer yang mampu membuat suatu pekerjaan
terselesaikan dan menjaga tingkat kepuasan yang tinggi di tempat kerja.”
Pengamatan
menunjukkan bahwa manajer yang melaksanakan fungsi manajemen dengan baik adalah
seorang manajer yang lebih berhasil. Makin banyak waktu yang digunakan oleh
seorang manajer untuk merencana, semakin besar keuntungan yang diperoleh
perusahaan mereka, karena fungsi perencanaan memegang peranan penting dalam
keseluruhan fungsi manajemen.
Tingkatan dan Tipe-tipe Manajer
Jenis
manajer dalam organisasi dapat diklasifikasikan berdasarkan dua bentuk, yang
pertama Manajer berdasarkan tingkatan manajemen dalam organisasi dan kedua
berdasarkan lingkup kegiatan organisasi yang berada di bawah tanggungjawabnya.
Berdasarkan tingkatan manajemen organisasi, manajer terdiri dari manajer puncak
(top manager), manajer menengah (middle manager), manajer
bawah (lower manager atau first-line manager), dan pemimpin
kelompok (group leader).
Top
manager efektif adalah seorang pemikir strategis yang
berorientasi ke depan yang membuat banyak keputusan dalam kondisi yang tidak
pasti dan penuh persaingan. Manajer puncak ( chief executive officer, chief
operational officer, direktur utama, presiden direktur, vice-president,
president) terdiri dari kelompok yang relatif kecil , bertanggungjawab atas
keseluruhan manajemen organisasi. Menetapkan kebijakan operasional dan
membimbing proses interaksi dengan lingkungan organisasi. Top manager
bertanggung jawab untuk menciptakan kondisi penting untuk perubahan, membantu
karyawan untuk bertanggung jawab kepada perusahaan, bertanggung jawab untuk
menciptakan budaya posistif organisasi melalui bahasa dan tindakan dan
bertanggung jawab mengamati lingkungan usahanya.
Middle
manager efektif adalah seorang yang mampu mengembangkan
dan menerapkan rencana kerja yang sesuai dengan tujuan dari tingkatan yang
lebih tinggi, berorientasi pada kelompok dan bekerja sama serta mengkoordinasi
kegiatan antar unit dalam organisasi serta mampu menerapkan perubahan atau
strategi yang diciptakan oleh manajer puncak. Manajer menengah (kepala, manajer
divisi, manajer cabang, manajer pabrik, dekan).
First-Line
Manager efektif adalah seseorang yang mampu mengelola
kinerja satu unit kerja yang dapat menyelesaikan tugas dan tanggungjawab jangka
pendek yang sesuai dengan rencana middle dan top manager. Manajer lini pertama
(supervisor atau pemimpin kelompok).
Pemimpin
Kelompok adalah jenis pekerjaan manajemen yang
relatif baru yang dikembangkan semenjak perusahaan beralih kepada kelompok yang
mandiri. Pemimpin kelompok mengarahkan pekerjaan perorangan dan membantu
aktivitas kelompok ke arah pencapaian sasaran. Pemimpin kelompok juga membantu
kinerja kelompok, mengelola hubungan luar dan hubungan dalam kelompok.
Berdasarkan lingkup kegiatan
organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya, manajer terdiri dari manajer
fungsional dan manajer umum.
Manajer fungsional
yaitu manajer yang bertanggung jawab atas satu bidang kegiatan tertentu seperti
keuangan, pemasaran, produksi, personalia, akuntansi atau penjualan.
Manajer umum membawahi
semua kegiatan suatu unit seperti sebuah cabang, perusahaan terpisah atau
bagian operasional terpisah yang memiliki bagian produksi, pemasaran,dan
keuangan sendiri.
Fungsi
Manajemen
Empat fungsi manajemen
sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola
organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen
adalah sebagai berikut :
Perencanaan
(planning).
Proses untuk menentukan
tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk
mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan
strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk
mengkoordinasikan kegiatan.
Pengorganisasian
(organizing).
Proses pemberian
tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir
kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah
dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan
melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.
Memimpin
(leading)
Proses menumbuhkan semangat
pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan
kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi
dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
Pengendalian (controlling).
Proses mengukur kinerja,
membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta
mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.
Belakangan
ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.
Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen
“baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer
gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau
konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama
mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari
orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja
lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan
dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno,
sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama
adalah sebagai berikut:
· Membuat
sesuatu terjadi (making things happen)
·
Menghadapi persaingan (meeting the competition)
·
Mengorganisir orang, proyek, dan proses (organizing
people, project, & process)
·
Memimpin (leading)
Fungsi-fungsi
tersebut tidak menggantikan fungsi yang lama, tetapi dibangun di atasnya.
Pertama, ‘membuat sesuatu terjadi’ merupakan gabungan dari fungsi merencanakan (planning)
dan mengendalikan (controlling). Untuk ‘membuat sesuatu terjadi’, kita
harus merencanakan bagaimana mencapai sasaran yang kita inginkan, mengelola
informasi, dan mengendalikan kinerja serta melakukan tindakan koreksi jika
terjadi penyimpangan. Kedua, ‘menghadapi persaingan’ mencerminkan pentingnya
adaptasi dan pembaharuan agar tetap bersaing di tengah pasar global yang terus
berkembang seperti saat ini. Ketiga, tanpa mempertimbangkan dalam
‘mengorganisir orang, proyek, dan proses’ maka perubahan yang berskala besar
tidak akan berhasil (tidak dapat membuat sesuatu terjadi). Terakhir, ‘memimpin’
dengan memperhatikan kesejahteraan karyawannya, merayakan keberhasilan sebuah
kontrak baru bersama karyawan, dan sangat memperhatikan keinginan dan aspirasi
karyawan merupakan suatu gaya memimpin yang menyenangkan hati karyawan. Pada
akhirnya karyawan termotivasi dan membuat suatu produktivitas yang tinggi
sebagai bukti kesetiaan dan dukungannya.
Peranan
Manajer Dalam Organisasi
Dalam
melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer memegang beberapa peranan untuk
mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama manajer menyangkut sebagai
berikut :
1). Peran
interpersonal, yaitu peranan seorang manajer dalam berinteraksi dengan
berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya pelaksanaan tugas, baik pihak dalam
perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a.
Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol
pemimpin perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang
bersifat legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para
pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.
b.
Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung
jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing),
melatih, dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan
yang melibatkan bawahan.
c.
Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara
suatu jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam,
contoh : membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang
melibatkan puhak-pihak luar.
2) Peran
informasional, yaitu peranan seorang manajer dalam pemberian, penerimaan
dan penganalisaan informasi, menyangkut pengawas, penyebar informasi dan juru
bicara.
a.
Memantau (Monitor)
Manajer
selalu aktif mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh
membaca terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak
pribadi.
b.
Penyebar (Disseminator)
Manajer
mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya
kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh :
Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk
meneruskan informasi.
c.
Jurubicara (Spokesman)
Manajer
sebagai wakil organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh :
menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.
3).
Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang manajer dalam
memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah atau
melihat kesempatan yang ada.
a.
Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer
mengambil keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru,
penggabungan usaha dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang
melibatkan prakarsa atau rancangan proyek perbaikan.
b.
Pengendali gangguan (Disturbance Handler)
Manajer
diharapkan bisa menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh :
mengorganisasikan strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan
kritis.
c.
Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer
harus mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat
dicapai dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas,
menyelenggarakan kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja
bawahan.
d.
Perunding (Negotiator)
Manajer
melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh : berperan serta
dalam perundingan kontrak serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan
atau skill merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam
praktek sehingga tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan
kegiatan manajerial yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan
banyak keterampilan. Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang
memungkinkan manajer bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat
kerja. Robert L. Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori
sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan
(Human Skill)
Keterampilan
kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar
manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali
diabaikan oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik
jenjangnya dalam organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan
untuk menjaga hubungan baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan.
Dengan komunikasi yang persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan
mereka akan bekerja lebih baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya.
Keterampilan berkomunikasi ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas,
menengah, maupun bawah.
2).
Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Keterampilan
ini merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan
keterampilan teknis lainnya.
3).
Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)
Kemampuan
untuk merinci permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga
dapat dilihat kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui
dampak dari setiap permasalahan bagi orang lain.
Sebagai
tambahan, keterampilan yang harus pula dimiliki oleh para manajer adalah
sebagai berikut :
4) Keterampilan Motivasi (Motivation
Skill)
Kemampuan
untuk memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan
sesuatu sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung,
karena telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa
rangsangan-rangsangan untuk menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.
5. Keterampilan
Teknologi Informasi
Keterampilan
yang dalam hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan
mengoperasikan komputer.
Kecakapan
manajerial adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu
tercapainya kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi
personal yang diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1.
Leadership, kemampuan dalam
mempengaruhi orang lain agar melaksanakan suatu tugas.
2.
Self objectivity,
kemampuan untuk menilai diri sendiri secara realistis.
3.
Analiytic thinking,
kemampuan untuk menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk
informasi.
4.
Behavioral flexibility,
menyesuaikan perilaku dalam mencapai tujuan.
5.
Oral Communication,
kemampuan mengemukakan pendapat secara jelas dalam berbicara.
6.
Written Communication,
kemampuan mengungkapkan pendapat dengan baik secara tertulis.
7.
Personal Impact,
menumbuhkan kesan baik dan kepercayaan bagi orang.
8.
Resistances to stress,
kemampuan untuk dapat bekerja dalam keadaan tertekan.
9.
Tolerance for uncertainty,
kemampuan untuk bekerja dalam situasi yang tidak menentu.